Bezirksamt Hamburg-Nord: Kulturwandel in der Verwaltung

Herausforderung

Die COVID-19-Pandemie hat einen Digitalisierungsschub ausgelöst, dem die bestehende Arbeitskultur im Bezirksamt Hamburg-Nord nicht immer gerecht werden konnte. Hierarchische Barrieren und Silos zwischen einzelnen Abteilungen erschwerten im Zuge der Pandemie zunehmend die Zusammenarbeit. Um die Herausforderungen konkret definieren zu können, wurde in Zusammenarbeit mit der Universität Potsdam eine Organisationsanalyse in Form von Mitarbeiter*innenbefragungen durchgeführt, die u. a. drei konkrete Fragestellungen für die Arbeitskultur hervorbrachte:

1. Wertschätzung: Wie können wir ein wertschätzendes Miteinander gestalten, damit sich Mitarbeitende in ihrer Arbeit und mit ihren Fähigkeiten gesehen fühlen?

2. Mindset: Wie können wir eine gemeinsame Haltung entwickeln, die die Einzelnen fördert und gleichzeitig die Offenheit und den Rahmen schafft für gemeinschaftliches Arbeiten?

3. Kommunikation: Wie können wir Kommunikation so gestalten, dass alle Mitarbeitenden die für ihre Arbeit relevanten Informationen abrufen und damit in Resonanz gehen können?

Output: Maßnahmenkatalog für die Zukunft

Im Rahmen eines mehrstufigen, co-kreativen Prozesses haben Mitarbeitende des Bezirksamtes ein Bild der zukünftigen Zusammenarbeit entwickelt. Im von uns entwickelten Format Pop-up Office kamen unter anderem Kreative und Akteur*innen aus der Wirtschaft dazu, um die Vision einer idealen Organisation “out of the box” zu definieren. Am Ende konnten drei Ansätze einer übergreifenden Vision sowie über 140 konkrete, visionsgeleitete Maßnahmen abgeleitet und entwickelt werden. Erste Prototypen sind bereits in die Praxis überführt und werden aktuell im Arbeitsalltag getestet, u. a.:

• Die Kreativkantine: Die ehemalige Kantine des Bezirksamts wurde in einen Ort verwandelt, an dem der Prozess und die Ergebnisse (Ideen- und Prozessskizzen, Modelle und Prototypen) des Kulturwandelprozesses ausgestellt sind. Regelmäßige Führungen ermöglichen allen Mitarbeitenden und Führungskräften, die Prozesse und Lösungsansätze nachzuvollziehen.
• Kultur der offenen Tür: Das über Jahrzehnte lang gelebte Paradigma der geschlossenen Bürotür in der Verwaltung wurde hinterfragt. Sichtbarkeit, Austausch und Zusammenarbeit bekommen einen neuen Wert und werden aktiv gefördert.
• Hirnfutter, Tafel-Runden und Flur-Frühstück: Regelmäßig werden teamübergreifend niedrigschwellige Lern- und Austausch-Formate angeboten. Mitarbeitende sollen sich dabei besser kennenlernen, zu aktuellen Themen vernetzen und mehr Einblicke in die Arbeit der Kolleg*innen bekommen.
• Care-Paket: Um eine “Kultur der guten Besprechung” zu stützen und innovative Ideen der Zusammenarbeit zu fördern, wurde ein Care-Paket geschnürt in Form von individuell erprobten Workshop-Utensilien. Es kann und soll mit eigenen Ideen und Methoden ergänzt und von Büro zu Büro weitergereicht werden.

Format & Methode

Der Kulturwandelprozess ist ein mehrstufiger Ansatz, der individuell für das Bezirksamt Hamburg-Nord entwickelt wurde. Die verschiedenen Phasen und Methoden des Prozesses umfassten:

1. Define Workshop (1 Tag) mit Mitgliedern der Kulturwandel AG zu den Ergebnissen der IST-Analyse und der Ableitung und Entwicklung der zentralen Herausforderungen

2. Pop-up Office (3,5 Tage) mit zehn Teilnehmer*innen aus dem Bezirksamt, darunter Mitglieder der Kulturwandel AG, sowie Interessierte aus der freien Wirtschaft und der Kreativwirtschaft. Ziel: Definition einer Vision für die ideale Organisation und konkrete Maßnahmen, um diese Vision zu verwirklichen.

3. Zielbild-Workshop (2 Tage) zur Festlegung konkreten Zielbilder, die zur neuen Vision der Organisation beitragen.

4. Selbstorganisierte Testphase der Maßnahmen nach dem Zielbild-Workshop durch die Beteiligten im Bezirksamt.

5. Wrap-up Workshop (1 Tag) zur Reflektion der Testergebnisse, Justierung der Vision und Maßnahmen, Ausblick auf nächste Schritte.